1. Le contexte du projet
Conservez la demande initiale, les coordonnées du client, la prestation vendue et les principales contraintes. Ces informations évitent les incompréhensions lorsqu’un projet dure plusieurs semaines ou change de responsable.
2. Les étapes et le statut
Chaque projet doit avoir un statut compréhensible par tous. Les étapes peuvent ensuite être adaptées à votre activité : préparation, production, validation, livraison ou clôture.
3. Les documents
Centralisez les devis, pièces reçues, livrables, photos, comptes rendus et versions validées. L’objectif est de retrouver le bon document depuis le projet sans parcourir plusieurs boîtes mail ou dossiers.
4. Les échanges importants
Une décision prise par téléphone ou un accord reçu par mail peut modifier la suite du projet. Garder une trace des échanges importants protège la continuité du dossier et évite les débats sur ce qui avait été convenu.
5. Les dates et prochaines actions
Une échéance sans prochaine action reste trop abstraite. Pour chaque projet actif, il est utile de savoir quelle action est attendue, pour quand et éventuellement par qui.
6. Les validations du client
Une validation claire permet de passer d’une étape à la suivante. Lorsqu’elle est identifiable dans l’historique, toute l’équipe peut travailler sur la même version et savoir ce qui a réellement été accepté.
Un suivi simple vaut mieux qu’un système trop lourd
L’outil doit réduire le temps passé à administrer le projet. Si chaque mise à jour demande plusieurs minutes, l’équipe finira par ne plus le renseigner. Les informations essentielles doivent donc être accessibles et modifiables rapidement.
ComtoWork permet de suivre les projets, leurs étapes, fichiers et échanges dans le même espace que le reste de l’activité Comtonet.
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